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Die SBB geht mit der Zeit. Und wer mit der Zeit geht, verändert sich. So auch die SBB Infrastruktur.

1920 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen täglich dafür, dass die Züge der SBB pünktlich ihr Ziel erreichen.

Von diesen 1920 Personen arbeiten 330 Personen in der Abteilung "Überwachung". Die Überwachung gewährt die Sicherheit und Verfügbarkeit des Schienennetzes der SBB. Seit Anfang 2010 arbeitet die Infrastruktur und damit auch Überwachung im Rahmen von Infra 2014 mit neuen Strukturen.

Meine Aufgabe seit meinem Start bei Anlagen und Technologie bestand in der Planung und Organisation von fünf Mitarbeiter-Informationsanlässen in der gesamten Schweiz.

Ich stand vor einer völlig neuen Herausforderung: Ich hatte noch nie einen solchen Anlass organisiert. Es galt, von der Teilnehmerliste bis zum Apéro alles zu organisieren.

Die Planung.

Ich holte bei verschiedenen Seminarhotels Offerten ein. Weil ich aber nicht wusste, wie viele Personen an den vier Veranstaltungsorten kommen würden, gab ich jeweils nur Schätzungswerte an.

Die Organisation für den Anlass im Tessin (Giubiasco) durfte ich an das Sekretariat in Bellinzona abgeben - "Prossima Fermata" (auf Deutsch: Nächster Halt) gehört zu den wenigen italienischen Wörtern, die ich beherrsche.

Nach und nach trafen aus den Städten Zürich, Bern und Lausanne die Offerten ein. Ich kontrollierte ob auf den Offerten auch wirklich alles aufgeführt war, welches ich auf meinem Factsheet aufgeführt hatte, welches ich bei der Anfrage jeweils direkt mitgeschickt hatte. Auf diesem stand unter anderem die voraussichtliche Teilnehmerzahl, der Platzbedarf für Gruppenarbeiten oder wie das Apéro auszusehen hatte.

Das erste Seminarhotel in Zürich sendete mir eine sehr professionelle Offerte. Das Seminarhotel stand zum Verkauf - hätte man meinen könnten, angesichts des Preises. Nachdem ich von einem anderen Seminarhotel eine etwas günstigere Offerte zugesendet bekam, sendete ich eine höfliche Absage an das erste Seminarhotel:

«[...] Leider haben wir uns in diesem Fall gegen Ihre Offerte entschieden. Wir werden Sie selbstverständlich auch in Zukunft wieder bei der Planung unserer Anlässe berücksichtigen. [...] »

Die weiteren Offerten waren jedoch in einem 'normalen' Rahmen, so konnte ich diese bestätigen und eine Einladung schreiben. Diese Einladung konnte ich direkt in die Regionen verschicken, welche mir die Teilnehmerlisten zurückschickten.

Die Durchführung.

Der erste Mitarbeiteranlass rückte immer näher. Ich druckte also Plakate und Namensschilder und machte alles bereits für die Mitarbeiteranlässe.

Erster Halt: Olten.

Rund 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmer hatten sich für den Mitarbeiteranlass in Olten angemeldet. Der Saal war bereit, die Präsentation ging reibungslos über die Bühne und das Wasser wurde dank den speditiven Mitarbeitern des Seminarhotels auch nicht knapp.

In der Pause füllten ich und Chayenne, meine Mitlernende, Glas um Glas mit Wasser. Plötzlich tauchte die Moderatorin auf und gab die Anweisung, die Flipchart-Ständer zu verschieben. Nur mit Mühe konnte ich sie davon überzeugen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt durstig seien und ich Flipcharts auch kurz vor Ende der Pause noch verschieben könne.

Der gesamte Anlass ging schlussendlich gut über die Bühne und nach dem Apéro gingen die Mitarbeitenden gut informiert nach Hause.

Weitere Halte: Giubiasco, Zürich, Bern und Lausanne

Ausser in Lausanne waren Chayenne und ich an allen Anlässen auch mit von der Partie. Kreuz und quer reisten wir dafür durch die Schweiz und konnten so unsere Geografie-Kenntnisse auffrischen. An den Anlässen waren wir jeweils für die Vorbereitung, die Pausen und das Apéro zuständig. Dabei mussten wir während der Präsentation nicht mehr anwesend sein. Und ich muss ehrlicherweise zugeben: Zum Glück nicht. Die erste Präsentation war noch spannend, weil auch wir die Informationen zum ersten Mal hörten. Beim zweiten Mitarbeiteranlass kämpfte ich bereits gegen einen Mix aus Langeweile und Müdigkeit (wegen der langen Zugfahrt ins Tessin), nicht auszudenken was passiert wäre, wenn ich auch noch ein drittes Mal die Präsentation hätte anhören dürfen. ;-)

Es ist ein grosser Unterschied, ob man mit den Mitarbeitenden im Büro in Bern zu tun hat oder mit den Menschen, die täglich 'draussen' dafür sorgen, dass die Züge fahren können. Beim Apéro in Giubiasco erfuhr ich zum Beispiel einige spannende Facts über die Gotthardstrecke, in einem Gemisch aus Deutsch und Italiensch (obwohl ich nur eine Handvoll Wörter Italienisch verstehe..).

Seit den Mitarbeiteranlässen ist es jetzt schon einige Zeit her und ich bin bereits an der Vorbereitung der nächsten Veranstaltungen. Doch diese Anlässe werde ich nicht mehr persönlich zu Ende führen, sondern die Lernende, die ab Februar meinen Lehrplatz einnehmen wird.